Planilha ou sistema para locadora? Os sinais de que chegou a hora de trocar
Onde a planilha funciona bem
Para uma locadora pequena, com poucos equipamentos e uma pessoa cuidando de tudo, a planilha é barata e flexível. O problema aparece com o crescimento.
8 sinais de que a planilha está custando caro
- Já aconteceu de reservar o mesmo equipamento para dois clientes.
- Ninguém sabe qual é a versão certa do arquivo.
- O contrato é feito no Word, impresso, assinado e escaneado.
- A cobrança de locações longas depende de alguém lembrar.
- A manutenção só é lembrada quando o equipamento quebra.
- O relatório para o sócio leva dias.
- Você não sabe quanto cada equipamento rendeu no ano.
- A equipe de entrega liga para o escritório para saber o que levar.
Como migrar sem parar a locadora
- Exporte a planilha atual (clientes, equipamentos e contratos em aberto).
- Peça para o fornecedor do sistema fazer a importação.
- Treine a equipe já com os seus dados.
- Rode os contratos novos no sistema e deixe os antigos terminarem.
Quanto custa ficar na planilha
Some as horas por semana gastas com controle manual, o valor das cobranças atrasadas e o faturamento perdido com equipamento parado sem ninguém perceber. Compare com a mensalidade do sistema. No Symples são R$ 99,90 por mês por unidade, com usuários ilimitados; faça a conta no simulador.
Veja também o que avaliar antes de escolher um sistema.
Perguntas frequentes
Existe planilha de controle de locação de equipamentos grátis?
Existem vários modelos, e eles servem para começar. O limite aparece quando a locadora precisa de disponibilidade por data, contratos assinados e cobrança recorrente.
Quanto tempo leva para trocar a planilha por um sistema?
Com a migração feita pelo fornecedor, a operação costuma estar rodando em uma ou duas semanas. No Symples, em até 7 dias úteis.